高级秘书、助理和行政人员技能提高训练营2019（12月20-21日上海班）

日程Agenda

第一部分：职业素养篇

一、行政人员（秘书/助理）的职业特性与素质要求

1. 准确自我定位

  * 初级：事务性文员

  * 中级：事务性文员＋协助管理

  * 高级：独立管理＋事务处理

    >>视频：为什么不提拔我？

    >>现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2. 优秀人员的胜任素质

  * 如何提升秘书/助理/前台人员的素质

  * 优秀与一般的差异——修炼良好心态

    >>案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；

第二种认为：吃年轻饭，混日子；

第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。

  * 如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

    >>案例：老板眼中的五星级秘书/助理

二、职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划？

2. 为何要进行个人职业生涯规划？

  * 分析自我，确立人生的方向

  * 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

  * 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力

    >>小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3. 职业生涯规划的简单步骤

  * 掌握SWOT分析工具进行自我分析

  * 运用“5W提问”法进行自我分析

    >>What I am? 我是什么样的人？

    >>What I want? 我想要什么？

    >>What I can do? 我能做什么？

    >>What fit I most? 什么是最适合我？

    >>What I can choose？我能够选择什么？

    >>走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

  * 运用SWOT分析工具认识自我

你知道你是几号性格的人吗？你不能再困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态

——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展

    >>视频：同样的事情为什么我就做不好？

三、秘书/助理职场礼仪规范

1. 塑造良好的个人职场形象

  * 着装的TOP原则

  * “拒绝”着装败笔——着装误区

  * 恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

    >>案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2. 基本职场礼仪

  * 办公室礼仪

  * 接待礼仪——形体仪态的训练

    >>站姿—体态美的起点  

    >>坐姿—高雅仪态的展示

    >>走姿—动态美的展示 

    >>表情—内心世界的窗口：目光、笑容

  * 接待礼仪

  * 电话礼仪与应对技巧

    >>现场演示：如何着装让我更优雅和自信

四、办公场所5S管理

  * 5S的概念

  * 推行5S的重要性

  * 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作

  * 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法

     >>现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧

职业形象塑造，不是您个人的事，常听到这样的话，看到您就看到了您领导的品味。责任重大

——从改变自己开始吧！

    >>案例：为什么有需求，见了我后需求就没有了

第二部分：工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

  * 目标管理与80/20法则

  * 缓急轻重的优先管理

  * 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

  * 上级的时间管理与安排

5. 自我情绪控制与压力管理

  * 上司出差日程管理与工作计划

    >>案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

    >>小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

    >>案例：从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事，不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？

——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理

1. 成功组织会议的技巧

2. 组织阶段的工作：

  * 会前准备

  * 会中协助

  * 会后整理

3. 会议座次安排的学问

  * 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会

  * 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

  * 现场模拟：会议记录及纪要训练

文档销毁及保密的工作规范

    >>案例：李秘书的返工引起的深思

三、行政公文写作技巧与处理实务

1. 行政公文写作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例

  * 通用公文：报告；请示；批复；函；决定；公告；通告

  * 事务公文：工作计划；工作总结；会议纪要

  * 礼仪文书：请柬；介绍信；推荐信

重点演练：通知、请示、会议纪要

    >>案例分享：请示/报告混为一体

现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告），您是知道领导错了，您如何提出来？

第三部分：统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

    >>游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1. 成功沟通的秘诀

  * 学会聆听：不轻易打断对方的话

  * 怎样反问：了解对方的需求

  * 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是

  * 表明立场：拒绝的艺术

  * 提出解决方案：提出2-3个解决方案

    >>案例：如果是你该怎么说？

——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2. 有效沟通过程及环节

  * 信息发送、接收、反馈

  * 有效发送的技巧

    >>现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3. 认识你的沟通对象

  * 与上级沟通的原则

  * 与各种性格的领导打交道技巧

  * 跨部门的沟通技巧

  * 与客户沟通

    >>游戏：究竟是谁的错？

研讨九型人格学问——教您认识自己和他人的工具

——只有“懂领导”才能帮领导

二、行政管理人员办公室事务管理

  * 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）

  * 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）

  * 如何进行办公室的摆放

  * 突发事件处理

    >>全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末

    >>案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？

三、课程分享：我学到了什么？

-会议门票-

标准价格Standard Price：3800RMB/person

定价含增值税、活动全程参与（9:00-17:00）、会议资料、午餐、茶歇；不包含晚餐和住宿